rol secretariaat bij een DIS

• 

  Paul

  08-09-2005 09:47

  Wij zijn bezig met de invoer van een documentair informatie systeem in de organisatie.

  We beginnen steeds meer het idee te krijgen dat secretariaten in het proces een belangrijke rol spelen.

  Hierdoor kan het taakveld DIV meer de informatiebeheerkant op zodat de gegevens die zich in de database bevinden op een goede manier toegankelijk worden gemaakt voor de gebruikers.

  Ik zou graag een willen horen of er collega's zijn die dit proces: het betrekken van de secretariaten bij het documentenbeheer al achter de rug hebben, hoe men dit heeft gedaan en wat de huidige ervaringen zijn.

  Naar mijn mening kan het omdat de zoektijden naar informatie substantieel worden teruggedrongen waardoor er een verschuiving plaatsvindt in de secretariele taken.

  Rapporteren
• 

  j. kosters

  14-09-2005 22:11

  Bij het digitaliseren van processen is het aan te bevelen eerst goed naar het proces te kijken. Het beste kan je als uitgangspunt STP (Straight Troughput Processing) nemen. Dit wil er van uitgaan dat alles goed gaat, en afwijkingen separaat afhandelen.

  Vanuit het proces kun je ook het beste bepalen waar welke toegevoegde waarde het beste kan worden gerealiseerd. Voorkom onnodig geschuif met documenten en stel vast welke kennis nodig is om de taak te vervullen.

  Zijn er bijvoorbeeld veel inkomende standaarddocumenten (verzekeraar, pensioenfonds) zal het centraal verwerken effcienter zijn, zijn er veel verschillende soorten documenten met specifieke kennis kan een decentrale invulling beter zijn. Vanuit de techniek zijn beide oplossingen goed in te vullen.

  Meer informatie gewenst? Neem dan gerust contact op.

  Rapporteren
• 

  Osqar

  09-11-2005 20:34

  In een recent project heb ik ervaren dat de invoering van een DIS geheel geinitieerd en gedragen kan worden door secretariaten: zij hebben belang en belangstelling is mijn ervaring. Betrekken bij het proces is naar mijn mening het eenvoudigst door het gesprek aan te gaan en te informeren naar de knelpunten die men ervaart en de oplossingen die met verwacht.

  Succes ermee.

  Osqar

  –

  www.typenin4uur.nl

  Rapporteren
• 

  Timo Schrama

  28-12-2005 17:04

  Veel voorkomende ‘fouten’ bij de implementatie van een DIS is dat er veel te weinig tijd een aandacht gestoken wordt in de uiteindelijke gebruiker. Bij een echt goede invoering, waarvan ik er helaas niet al te veel zie, is het besef doorgedrongen dat de invoering van een DM systeem een grote verandering veroorzaakt bij de eindgebruikers. Dat levert zowel kansen op verbetering op, maar kan zeker ook demotiverend werken.

  Secretariaten spelen een specifieke rol in dit ‘spel. De mate waarin hangt zeer sterk af van de rol die zij nu vervullen in het proces. Uiteindelijk is het mogelijk dat secretariaten de documentaire functies volledig overdragen aan de eindgebruikers. Maar tot die tijd is hun ’motiverende' rol cruciaal om de eindgebruikers de mogelijkheden goed te laten benutten. Ook hierbij geldt dat voor secretariaten heel veel kan veranderen, in sommige gevallen veranderen zelfs grote delen van hun functie. Dat levert kansen op om nieuwe dingen te doen, maar kan ook leiden tot angst voor hun baan. Wees daar dus zeker beducht op.

  Succes met de invoering.

  Rapporteren