Doorzoek het forum
Zoeken met Startpagina
Startpagina Thema's
Marcel
Graag reactie`s wie jullie tot de top 10 in nederland vinden horen op het gebied van documentmanagement.
Je kunt ervan uitgaan dat primair 80-90% van alle specifieke DMS functionaliteit kan worden teruggevonden in alle (zichzelf respecterende) DMS pakketten. Het verschil zit vooral is applicatiespecifieke functionaliteit, waarbij het bijvoorbeeld bij de ene pakket gedegen WfM functionaliteit heel netjes binnen het DMS is geïntegreerd en bij een ander E-mail archivering en Office integratie strak zijn geregeld.
Op dit ogenblik verschillen de prijs-kwaliteit verhoudingen wel enorm tussen de pakketten. Sommige pakketten bieden de gelijke functionaliteit met prijsverschillen van wel meer dan € 100.000!! Uiteraard is dit sterk afhankelijk van de soort organisatie achter het pakket (GROOT, zoals Hummingbird, Documentum, Filenet e.d. en KLEIN, zoals Decos, DocBase, OpenIMS e.d.). Dus als prijs een sterke rol speelt, zal dit van invloed zijn op de top 10.
Het belangrijkste is om eerst te identificeren welke soort functionaliteit (erg) van belang is voor de betreffende organisatie. Denk hierbij aan o.a. versiebeheer, dossieropbouw, WfM, DSP, specifieke beheerfuncties. Ook kan hierin via een “toepassingen benadering” worden geselecteerd, denk daarbij aan o.a. Postregistratie, digitale PZ dossiers, Beeldbank, Informatieportaal, Facturenverwerking e.d.
Uiteraard moet ook naar een aantal technische specificaties/eisen worden gekeken (denk bijvoorbeeld aan schaalbaarheid, ondersteunbare databases, installatie procedure, doorlooptijd gemiddelde inrichting, Webbased, webservices (API) e.d.)
Op basis van dergelijke (geprioriteerde) specificaties, kan een top X worden samengesteld welke veel meer gerelateerd zal zijn aan de organisatie in kwestie.
Ik ben het ermee eens dat elk zichzelf respecterende leverancier DM functionaliteit biedt. Maar in dit segment gaat het helemaal niet om de tools. Let eens op welke organisaties daadwerkelijk een idee hebben hoe hun medewerkers (willen) werken. Je zult merken dat veel organisaties dit niet eens in kaart hebben gebracht, of hun gebruikers niet eens in het beslissingstraject betrekken.
Dit soort projecten zijn nagenoeg allemaal ICT gedreven projecten en DUS tot mislukken (of met heel veel hoofdpijn) gedoemd.
Het onderscheid ligt veel meer in de intuitieve afhandeline en personificernede inrichting van de pakketten en hoeveel tijd en dus geld het de organisatie kost om dit te implementeren en te onderhouden.
Soms is een heel ingewikkeld maar functioneel rijke suite (FileNET, Hummingbird) de enige oplossing. hier is veelal de IT afdeling leading. Zelf werk ik voor TOWER die juist het omgekeerde doet. iet de IT maar de Records management afdelign (facilitair bedrijf, DIV'er etcetera) is beheerder van de applicatie, met ondersteuning van de IT afdeling.
Zeker mee eens!
Het mag duidelijk zijn dat de implementatie op zich belangrijker is dan het pakket zelf. Wanneer een pakket het budget voor het overgrote deel opslokt en er weinig over blijft voor de implementatie, draagvlak (werkelijke werkwijze) etc. zal een dergelijk project weinig kans op succes kennen.
Op dit moment zie ik een steeds belangrijkere rol voor het DSP (nieuwe stijl), met name Metadata~Manager en in mindere mate E-navigator. Hierin worden dergelijke procedures, inrichtingen (metagegevens) e.d. in nauwe samenhang met de organisatie en de in te richten RM-/DMS vastgelegd. De inrichting van een DMS dat zich kan comformeren aan het DSP, past zich namelijk voor een groot gedeelte automatisch aan, aan de veranderingen binnen het DSP!!
Het feit dat DSP nieuwe stijl zo belangrijk aan het worden is, heeft uiteraard veel te maken met jouw betoog.
