Doorzoek het forum
Zoeken met Startpagina
Startpagina Thema's
Hester
Kun jij mij aan een voorbeeld van een archiefplan helpen? Met name met de link naar digitale opslag?
Ik hoor graag van je als je zo'n stuk hebt of tips hebt bij het opstellen ervan!
Alvast bedankt!
Hester
Hester,
Misschien is dit wat je zoekt! Zoek je een systeem voor digitale opslag kijk dan op onze webside www.hotdocs.nl!
Archief opzetten
HEEL PROJECT
Het opzetten van een archief is een uitvoerige en tijdrovende klus, die je niet zomaar naast je huidige werkzaamheden kunt doen. In de regel doe je er verstandig aan om een projectgroep op te richten die zich voor de duur van 3 tot 6 maanden bezighoudt met het opzetten en implementeren van het archief in je organisatie. In zo’n projectgroep kan in ieder geval het secretariaat zitting hebben, maar ook een IT specialist, enkele medewerkers vanuit de organisatie (denk aan afdeling inkoop, verkoop binnendienst, financiën etc.) en een onafhankelijk extern bureau.
Een nieuw op te zetten archief heeft consequenties voor de gehele organisatie. Daarom is het van belang om goed te inventariseren welke wensen en eisen men heeft in de organisatie. Hieronder staat een stappenplan weergegeven
STAPPENPLAN
1. Inventariseer het huidige archief:
Maak een onderscheid tussen werkarchief en centraal archief
Centraal of decentraal archief
Digitaal of fysiek
Omvang / grootte
Zijn er richtlijnen opgesteld voor het gebruik en beheer van het archief?
Hoe ziet de randapparatuur uit (automatisering)?
2. Bepaal je doelgroep / gebruikers:
Wie zijn de uiteindelijke gebruikers?
Hoeveel gebruikers zijn er en waar gesitueerd?
Welke partijen zijn inhoudelijk betrokken om de continuïteit en het welslagen van het archief te waarborgen? (Technisch beheer en ondersteuning bij digitale archieven)
3. Inventariseer de wensen en eisen van de organisatie, rekening houdend met:
Randvoorwaarden (bijvoorbeeld: het centraal archief moet beveiligd zijn tegen brand)
Functionele eisen (bijvoorbeeld: het centraal archief moet voldoen aan wettelijke richtlijnen)
Operationele eisen (bijvoorbeeld: het totale archief moet gekoppeld worden aan een postregistratiesysteem)
Routing in organisatie (centraal of decentraal, fysiek of digitaal, werkarchief)
Reeds aanwezige hard- en software
Hoe moet de archiefstructuur eruit zien op afdelings- en organisatieniveau?
4. Inventariseer naar:
Welke archief-systemen er op de markt zijn
Wettelijke bepalingen en regelgeving er zijn (Archiefwet 1995)
5. Inventariseer de beperkingen:
Wat is het budget met daaraan gekoppeld de verantwoordelijke personen die het archief beheren?
Welke middelen zijn nodig om tot goedlopend archief te komen?
Welke hardware/software is er in de basis nodig om efficiënt en effectief te kunnen werken? (Dit is sterk afhankelijk van de grootte van het bedrijf, archief en het beschikbare budget)
Binnen welke tijd moet het project uitgevoerd worden?
6. Stel een projectgroep op rekening houdend met:
Overlegstructuur
Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden van alle projectleden
Inrichting deelprojecten (bijv. implementatieteam, testteam, techniek etc.)
7. Stel een plan van aanpak op waarin je beschrijft:
Welke taken door welke projectleden uitgevoerd moeten worden om te komen tot de gewenste inrichting en werkwijze van het archief (projectorganisatiestructuur)
Tijdplanning
Kosten
8. Stel een procedure / richtlijn op waaraan het archief moet (blijven) voldoen:
Het raadplegen en vernietigen van documenten
Registratie criteria
Trefwoordenlijsten
etc.
9. Selecteer een softwarepakket voor inrichting en elektronische ondersteuning van het archief.
10. Stel samen met de leverancier van het softwarepakket een implementatieplan op tot invoering van het nieuwe archiefsysteem.
11. Digitaliseer en registreer alle documenten.
12. Stel voor alle gebruikers een beheerdershandleiding op.
Alle hulp die we kunnen voelen neem gerust contact met ons op of schrijf ons training veiligheid op het werk
u kunt ook posten op onze site
