documentmanagement.startpagina.nl

Pakketselectie DMS voor Exchange

  • Anonymous avatar

    Robert-Jan Broer

    Hallo,

    Voor mijn afstudeeropdracht ben ik bezig met een pakketselectie+implementatieplan voor een DMS. Mijn opdrachtgever wil documenten (en gescande poststukken) archiveren m.b.v. Microsoft Exchange Server. De opzet was om Exchange Server zodanig in te richten dat het zonder toevoeging of extra software kon fungeren als DMS. Daarvoor is het echter te beperkt (met name het indexeren en zoeken). Omdat ze toch graag Exchange/Outlook als basis willen gebruiken (argumentatie laat ik hier even achterwege), heb ik ervoor gekozen om een pakketselectie uit te voeren voor pakketten die nauw samen werken met Exchange Server (bijv. het storen van de documenten in de Public Folders). VOorbeelden hiervan zijn DME 6.5/6.9 en Ixos eCONtent for Exchange.

    Het grote risico wat deze voorwaarde (Exchange als basis) met zich meebrengt, is de veiligheid en beschikbaarheid van gegevens. Als de Exchange Server eruit klapt, om wat voor een reden dan ook, dan duurt het behoorlijk lang voor het weer in de lucht is. Als documenten gewoon op de fileserver worden opgeslagen, dan is het een kwestie van restoren op een andere server (die wel werkt).

    Iemand hier nog ideeen over?

    mvg,

    Robert-Jan Broer

  • Anonymous avatar

    ebrar

    hoi,

    helaas geen antwoord op je vraag , maar wel een vraag aan jouw.

    weet je mischien hoe je een document management systeem het beste in kan stellen(implementeren).

    sleutels,beveiliging en wat voor pakket je kan gebruiken?

    alvast bedankt voor je aandacht.

    met vriendelijke groeten,

    ebrar

  • Anonymous avatar

    Pieter

    hallo,

    ik ben ook bezig met een afstudeeropdracht. Ik moet de AO procesbeschrijvingen a.d.h.v. een nieuw ERP pakket (JD Edwards) maken. Nu is mijn vraag of jullie misschien weten welke Tool ik hiervoor het beste kan gebruiken, bijv. manualmaster of phrotos?

    mvg,

    pieter

  • Anonymous avatar

    Roelof Moorlag

    Wellicht is Microsoft Sharepoint het antwoord. Sharepoint maakt namelijk gebruik van de Exchange database en ook wat betreft functionaliteit sluit het naadloos aan op de rest van de microsoft producten. Het is in eerste instantie bedoeld om electronische documenten (word, excel, mailtjes e.d.) in op te slaan maar je kunt er ook uitstekend gescande afbeeldingen in kwijt. Een applicatie als Kofax Ascent Capture (Een specialistische scan-applicatie) kan zelfs rechtstreeks afbeeldingen in Sharepoint plaatsen.

    Informeer anders eens bij www.avensus.nl

  • Anonymous avatar

    Roelof Moorlag

    De inrichting is zeer afhankelijk van de wens. Bepaalde applicaties gaan er van uit dat je van te voren nadenkt over de indexkenmerken en deze dan ook definieert. Het voordeel is dat je een document altijd weer kan vinden indien je een of meerdere indexkenmerken weet. Het nadeel is dat je bij ieder document tijd kwijt bent om er indexkenmerken aan toe te voegen. Hoe meer indexkenmerken hoe meer tijd er in gaat zitten.

    Er zijn ook applicaties waar je niet hoeft te indexeren. Het hele document wordt na het scannen geOCRd (de tekst wordt herkenbaar gemaakt) en alle herkende woorden worden in een index ondergebracht. Door middel van ‘slim zoeken’ kun je achteraf het gewenste document terugvinden. Het voordeel is dat je erg weinig tijd met de implementatie van het pakket bezig bent en dat ook de tijd voor het indexeren erg beperkt is. Het nadeel is dat het zoek-succes afhangt van hoe slim of je kunt zoeken (met boolean operatoren e.d.).

    Roelof Moorlag