Doorzoek het forum
Zoeken met Startpagina
Startpagina Thema's
Mariana
Binnen onze organisatie willen we zoveel mogelijk binnen komende documenten digitiaal bewaren. Zoals brieven en facturen. Dit willen we bereiken door het scannen van deze documenten. Wat zijn de plus/ min, gevolgen/problemen hier van?
Momenteel ben ik bezig met een onderzoek op dit gebied, zie mijn post van 28/09.
Wat voor soort organisatie werk je voor als ik vragen mag?
Enkele voordelen van scannen van documenten zijn:
- sneller doorlooptijd van documenten door het bedrijf
- ruimtebesparing
- meerdere werknemers kunnen tegelijkertijd hetzelfde document raadplegen/bewerken
- zoektijd naar document wordt verkort
Een nadeel is bijvoorbeeld dat digitale documenten niet in alle gevallen dezelfde juridische bewijskracht hebben als papieren documenten.
De vraag is waar jullie als bedrijf voor kiezen:
1. vanaf een bepaalde datum alle binnenkomende documenten scannen
2. ook documenten die momenteel in het archief liggen scannen
De tweede optie kost uiteraard veel meer tijd dan de eerste, en is alleen van belang wanneer deze documenten vaak opgevraagd dienen te worden.
Vanzelfsprekend is het zo dat wanneer jullie ervoor kiezen om documenten te gaan scannen een investering nodig is voor scanners en een softwarepakket en het personeel moet wegwijs gemaakt worden met de nieuwe hard- en software.
Voor meer informatie kan je me altijd een mailtje sturen.
Ons bedrijf heeft een o.a. scanunit op locatie van Nike in Hilversum. Daar zit een team van ons die de dagelijkse post bij houdt d.m.v. scanning. Alle archieven hebben wij op eigen locatie ingescand, zodat zij nu alles digitaal hebben vanaf 15 jaar geleden.
De voordelen zijn al genoemd, de nadelen kunnen ontstaan als de digitale formulieren niet worden geaccepteerd door de belastingdienst. Dit is helemaal afhankelijk van het soort documenten waar het om gaat.
Wil je weten wat de mogelijkheden zijn, kijk dan eens op onze website www.serviceprofs.nl
We kunnen ook vrijblijvend eens bij jullie langs komen om de mogelijkheden te bespreken.
Groetjes,
Sylvia
Roelof schreef: De positieve effecten lijken me duidelijk maar onderschat de negatieve effecten niet; gebruikers moeten anders gaan werken en dat levert heel vaak problemen op. Men is over het algemeen niet enthousiast over veranderingen in werkmethodiek.
Beste Mariane,
hier ligt een belangrijke taak voor management. dergelijke implementaties gaan vaak het beste als ze top down worden ingevoerd. men moet niet blijven discussieren over wel of niet. Wanneer gebruikers én digitaal én nog op papier blijven werken zal het digitaal werken weinig verbeteringen zien. Wanneer ze alles digitaal móeten gaan doen zal er in het begin veel “lawaai” zijn maar zal het proces wel relatief snel doorvloeien! Noemt het maar de Big Bang manier van implementeren. De voordelen zijn veel belangrijker dan de nadelen. Het grootste verschil in de praktijk is dit:
vroeger was papier leading, nu is dat de digitale versie van het document en is papier meer ondersteunend. Papier blijft prettig om van te lezen en is nog steeds de beste informatie DRAGER. Maar digitaal is veel veiliger en kan veel beter gedeeld worden met anderen. Ook dit gebruik van papier zal in de loop der jaren wel gaan afnemen vanwege gebruik van e-mail en internet.
Het papierloos kantoor is dan ook net zo'n utopie als het papierloos toilet.
Goed voorbereiden is het devies, dit geven ook de andere reacties aan.
Om de impact van digitalseren van post en archief in te kunnen schatten zou je naar een workshop kunnen gaan van Seducom. Seducom is het adviesbureau op het gebied van documentlogistiek in Nederland. Ze adviseren bij documentintensieve organisaties (banken, verzekeringen, energie, telco, ..) bij de inrichting van documentverwerking (post, repro, archief)
Er zijn voor de digitaliseringsvraag 3 workshops:
Workshop Digitaliseren van post en archief (voor medewerkers)
Workshop Managen van digitalisering (FM management)
Workshop Managen van digitaliseringsprojecten (projectleider/stuurgroep)
Seducom 0570 620005
Succes
Johan Kosters
Hallo Martijn,
een kleine remark
Het papierverbuik zal zeker niet afnemen maar groeien omdat er naar verhouding meer digitale documenten zullen komen. Dit zal met zo'n slordige 30% groeien dit jaar. Documenten worden niet vaker geprint (behalve in de opstartfase) maar er worden meer verschillende documenten geprint.
PS: bedankt voor het gebruiken van mijn slogan!
Papierloze toiletten ruiken lekker maar zijn niet handig!Martijn Trijsburg schreef:
>
> Roelof schreef: De positieve effecten lijken me duidelijk
> maar onderschat de negatieve effecten niet; gebruikers moeten
> anders gaan werken en dat levert heel vaak problemen op. Men
> is over het algemeen niet enthousiast over veranderingen in
> werkmethodiek.
>
> Beste Mariane,
>
> hier ligt een belangrijke taak voor management. dergelijke
> implementaties gaan vaak het beste als ze top down worden
> ingevoerd. men moet niet blijven discussieren over wel of
> niet. Wanneer gebruikers én digitaal én nog op papier blijven
> werken zal het digitaal werken weinig verbeteringen zien.
> Wanneer ze alles digitaal móeten gaan doen zal er in het
> begin veel “lawaai” zijn maar zal het proces wel relatief
> snel doorvloeien! Noemt het maar de Big Bang manier van
> implementeren. De voordelen zijn veel belangrijker dan de
> nadelen. Het grootste verschil in de praktijk is dit:
>
> vroeger was papier leading, nu is dat de digitale versie van
> het document en is papier meer ondersteunend. Papier blijft
> prettig om van te lezen en is nog steeds de beste informatie
> DRAGER. Maar digitaal is veel veiliger en kan veel beter
> gedeeld worden met anderen. Ook dit gebruik van papier zal in
> de loop der jaren wel gaan afnemen vanwege gebruik van e-mail
> en internet.
>
> Het papierloos kantoor is dan ook net zo'n utopie als het
> papierloos toilet.
