Ik werk bij een corporatie die al 3 jaren de in-+uitgaande en het archief digitaal archiveert.
Nu willen wij onze digitale archieven opschonen. Welke documenten moeten wij bewaren en voor hoe lang?
Het gaat om o.a.: bewonersbrieven (huurachterstand, overlast, deurwaarderszaken), personeelsdossiers, contracten, aktes, offertes, opdrachten etc.
Beste Sanny,
Ik werk bij een bedrijf dat archieven digitaliseert voor opdrachtgevers, en daarbij doen wij dit ook voor woningbouwverenigingen.
Voor zover ik weet worden de dossiers vernietigd op het het moment dat zij ervan overtuigd zijn dat de dossiers allemaal digitaal zijn opgeslagen.
Op dit moment zijn wij bezig in Zaandam. Ik zal even navragen aan mijn team of ze uit kunnen zoeken hoe lang het duurt voordat de dossiers daar worden weggegooid.
Groetjes,
Sylvia
Ik werk al ruim 3 jaar met Keyfile (digitaal arhief)
Wij hebben diverse archieven: VHE, Complex, Project, Algemeen, Personeel en Woningzoekende archief.
Wij registreren ook de ingekomen en uitgaande post via Keyfile. Op het document dat gescand is komt er een stempel GESCAND. Dit zodat wij weten dat het document al gescand is en niet meer gescand hoeft te worden. Wij vernietigen zowat alle papieren stukken, op enkele na bijvoorbeeld contracten, aktes etc. Post dat beantwoord moet worden zetten wij in een workflow (tooltje), ter controle met de koppeling naar een word document, de uitgaande brief.
Het is een gebruikersvriendelijk pakket. Heel eenvoudig. Je hebt de archieven/dossiers bij de hand, er hoeft niet een medewerker naar het archief te lopen om een dossier te halen, als het dossier in het archief ligt of soms bij iemand in de la. Nu kan iedereen op hetzelfde moment een dossier raadplegen.
Voordat je met digitaal archiveren en registreren begint moet je als organisator goed nadenken hoe je het gestructureerd wilt hebben. Hoe je het archief gaat opbouwen? En hoe ga je de arcieven scannen, per document of historisch (alles bijelkaar). Wat ga je scannen.
Er is nu een nw pakket het E-archief. In de toekomst willen wij wel overgaan, zijn nu aan het overwegen. De vraag bij ons is nu wat wij uit het digitale archief kunnen verwijderen. Onze archieven lopen nu helemaal vol.
Ik hoop dat het duidelijk is. Wij hebben als corporatie goede ervaringen met het digitaal archiveren en registreren.
Groetjes Sanny
Beste Sanny,
Wellicht eens interessant voor jou om op de site www.digidata.nl te kijken voor onze template onafhankelijke scanning en verwerking van zowel gestructureerde als ongestructureerde data. Dit product is zo uniek omdat de herkenningsgraad zeer hoog en de foute interpretaties zeer laag zijn. Op de site www.kvad.nl vindt je ons totale productaanbod.
Groeten,
Jan Pieter
Doorzoek het forum
Zoeken met Startpagina
Startpagina Thema's