Onze opdrachtgever is een projectorganisatie die is belast met het uitvoeren van werkzaamheden binnen de droge infrastructuur. Voor een groot project in de regio Utrecht, dat tot doel heeft de A2 tussen Amsterdam en Utrecht te verbreden, zijn wij op zoek naar een tweetal Documentbeheerders.

Categorie: Administratief

Functienaam: Documentbeheerder / projectarchivaris Regio Utrecht

Vacaturenummer: 2006050

Korte omschrijving: Binnen een projectorganisatie belast met werkzaamheden m.b.t. het verbreden van de Rijksweg 2 tussen Utrecht en Amsterdam, organiseert, beheert en coördineert u de documentenstroom en bijborend projectarchief.

Aantal uur: 36 uur

Regio: Utrecht

Soort dienstverband: Langdurig dienstverband

Trefwoorden: Projectarchief, documentbeheerder, documentalist, archief, archiefmedewerker.

Projectlocatie Leidsche Rijn, Utrecht:

Documentalist (36 uur)

Bedrijfs/organisatie profiel:

Onze opdrachtgever is een projectorganisatie die is belast met het uitvoeren van werkzaamheden binnen de droge infrastructuur. Voor een groot project in de regio Utrecht, dat tot doel heeft de A2 tussen Amsterdam en Utrecht te verbreden, zijn wij op zoek naar een tweetal Documentbeheerders.

Bedrijfscultuur:

Binnen de projectorganisatie heerst een open, maar formele sfeer, en wordt op een zeer professionele wijze gewerkt. Hierbij wordt veel waarde gehecht aan het zelfstandig kunnen werken en het nemen van eigen verantwoording door de medewerkers.

Functieomschrijving:

Het doel van de functie is het op een zodanige manier organiseren, beheren en coördineren van de documentenstroom dat het projectarchief bij oplevering van het project (na verloop van jaren) voldoet aan de eisen van de opdrachtgever en de heersende archiefwetgeving. Het proces dient zowel digitaal als in hard-copy begeleid te worden.

U bent verantwoordelijk voor het beheren van het archief en het bewaken van de documentenstromen. U draagt zorg voor een beheerste en transparante documentenstroom binnen het project en voor het beschrijven, vastleggen van kenmerken en coderen van technische documenten. U verricht hierbij werkzaamheden als het verzamelen, documenteren en archiveren van documenten (poststukken, tekeningen, certificaten, verslagen, rapportages en dergelijke) in het Document Management Systeem Hummingbird. Daarnaast fungeert u als vraagbaak, ondersteuner en adviseur inzake het documentbeheer en de te gebruiken programmatuur. Hiervoor neemt u deel aan het interne overleg en geeft u leiding aan de medewerker(s) documentbeheer.

Functie eisen:

Als documentbeheerder beschikt u over een HBO werk- en denkniveau met kennis van databases waarbij kennis van Document Management Systemen (met name Hummingbird) een pré is. U hebt affiniteit met technische tekeningen en ervaring met het beheren van technische archiefsystemen. Uw persoonlijkheid kan als volgt worden getypeerd: samenwerken, resultaatgericht, creatief, probleemanalyserend en initiatiefrijk.

Nieuwegein bij de Alliantie Hooggelegen.

Medewerker documentbeheer Nieuwegein (36 uur)

U geeft een zo goed mogelijke invulling aan de opgestelde systematiek voor archivering en technische projectdocumentatie zowel digitaal als in hard-copy.

Wie?

Van Dijk Employment Services zoekt een medewerker documentbeheer die projectdocumenten en informatiestromen kan beheren en archiveren.

Waar?

Nieuwegein is de locatie van onze opdrachtgever. Het gaat om een projectorganisatie in alliantievorm (een vorm van publiek-private samenwerking), waarbij de markt nauw samenwerkt met de rijksoverheid. De organisatie is belast met het verbreden van rijksweg 2 en bijbehorende infrastructuur in Utrecht West (knooppunt Hooggelegen). De organisatie kenmerkt zich door een open en informele sfeer waarop een zeer professionele wijze wordt gewerkt. Het is belangrijk dat u zelfstandig kunt werken en dat u eigen verantwoordelijkheid durft te nemen.

Wanneer?

De functie is per direct beschikbaar en is op basis van detachering tot aan het einde van het project. Het project is eind vorig jaar aanbesteed, sinds een paar maanden in de realisatiefase en zal nog enkele jaren duren.

Waarom?

Het team van de projectorganisatie wordt op dit moment samengesteld. Daarom is de organisatie op zoek naar een medewerker documentbeheer.

Taken:

• U bent verantwoordelijk voor het geven van een zo goed mogelijke administratieve invulling aan de opgestelde systematiek voor archivering en technische projectdocumentatie, zowel digitaal als in hard-copy.

• U verzamelt, documenteert en verwerkt post- en archiefstukken in het Document Management Systeem, zoals tekeningen, certificaten, verslagen, rapportages en dergelijke.

• U vormt en beheert dossiers op basis van geldende regels en richtlijnen.

• U verstrekt informatie en fungeert als vraagbaak op het gebied van documentbeheer.

• U voert werkzaamheden uit m.b.t. documentregistratie, post- en archiefbeheer.

Eisen:

• U beschikt over een opleiding op MBO- of HBO-niveau.

• U hebt specifieke kennis van databases.

• U hebt gedegen ervaring met het beheren van een technisch archiefsysteem.

• U hebt vanzelfsprekend affiniteit met techniek.

• U hebt bij voorkeur ervaring met een documentmanagementsystemen (bijv. Hummingbird) en/of toetsingssoftware (PKM).

http://www.vandijkwerkt.nl

Tel. 078-654 90 60

info@vandijkwerkt.nl